Электронная подпись больше не является исключительно бизнес-инструментом. Согласно данным Минцифры, через «Госключ» было подписано свыше 55 миллионов документов, а количество пользователей ЭП превысило 40 миллионов. Всё чаще её применяют физические лица, стремящиеся избежать бумажной волокиты и личных визитов. В каких случаях необходима ЭП и как правильно выбрать её тип, разъяснил IT Speaker, руководитель направления Сбер2B ЭДО, Евгений Лящук.
Три типа – три уровня защиты
Электронная подпись делится на три типа: ПЭП, УНЭП и УКЭП. Каждый из них отличается уровнем защиты и требованиями к использованию, поэтому одна и та же подпись не всегда подходит для всех задач.
Простая электронная подпись (ПЭП) – наиболее распространенный вариант. Она подтверждает, что действие в системе совершил конкретный пользователь. В зависимости от сервиса это может быть код из СМС или push-уведомления, логин и пароль.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) обеспечивает более высокий уровень защиты, создается в результате криптографического преобразования данных с использованием ключа электронной подписи и позволяет подтвердить не только личность подписанта, но и отсутствие изменений в документе после его подписания.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) обладает наиболее высоким уровнем защиты информации. Она, как и НЭП, создается с использованием криптографических алгоритмов, но отличается тем, что:
-
Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
-
Для создания и проверки УКЭП используются средства СКЗИ, сертифицированные ФСБ России;
-
Выдавать сертификаты КЭП может только аккредитованный удостоверяющий центр.
Различия между тремя типами ЭП заключаются не только в уровне защиты, но и в области применения. ПЭП используется для простых онлайн-операций, УНЭП – для электронного документооборота, при этом юридическая сила документа возникает только в том случае, если стороны заранее согласовали данный подход. УКЭП необходима там, где требуется более высокий уровень подтверждения или её использование предписано правилами и законодательством.
Бизнес без бумаги
В коммерческих структурах электронной подписью в основном пользуются руководители и бухгалтеры. Она необходима компаниям для взаимодействия с госорганами и контрагентами. С её помощью можно сдавать отчётность в ФНС, Социальный фонд и Росстат, подавать электронные заявления, участвовать в госзакупках и подписывать документы с партнёрами через ЭДО.
Отдельное направление – электронные торги. При участии в закупках УКЭП используется для подачи заявок и подписания документов на электронной торговой площадке. Без неё участник не сможет успешно пройти процедуру регистрации и закупки на платформе.
КЭДО: кому какая подпись подходит
В трудовых отношениях электронная подпись используется на различных этапах – от оформления трудового контракта до заявлений на отпуск или увольнение. В КЭДО (кадровом электронном документообороте) применимы все виды электронных подписей – выбор зависит от того, кто подписывает документ, а также от его типа и юридической значимости.
Для работодателя основным вариантом остаётся УКЭП – она подходит для работы с юридически значимыми кадровыми документами и не требует дополнительных условий для признания подписи. В некоторых случаях работодатель может использовать и УНЭП, если это не противоречит законодательству и закреплено в порядке работы с ЭДО.
Для сотрудника выбор подписи более разнообразен. УКЭП можно применять для любых кадровых документов, а УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового контракта, – для трудового договора, заявления об увольнении, согласия на перевод в другое подразделение. Для менее значимых документов, например, заявлений на отпуск, подойдет простая электронная подпись.
Важно помнить, что не все кадровые документы могут быть переведены в электронный формат. Акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда не могут быть оформлены только с помощью электронной подписи – бумажная версия по-прежнему обязательна. Есть исключение для дистанционных сотрудников. При их увольнении приказ можно направить в электронном виде, но компания должна дополнительно выслать работнику бумажную копию заказным письмом – на это отводится три рабочих дня с момента издания документа.
Электронная подпись востребована не только в трудовых отношениях. Самозанятым она помогает быстрее согласовывать и подписывать договоры и акты выполненных работ, а расчеты с заказчиками подтверждать чеком из приложения «Мой налог». Это избавляет от необходимости печатать документы, отправлять их по почте или передавать лично. Особенно удобно использовать ЭП для закрывающих документов. Самозанятый сразу после выполнения работы может подписать акт и отправить его заказчику. Но важно помнить: в одном документе нельзя совмещать электронную и собственноручные подписи. При этом стороны имеют право самостоятельно выбирать вид электронной подписи – закон не требует, чтобы и исполнитель, и заказчик использовали одинаковый формат.
Подписать акт за минуту
Для работы с банком индивидуальным предпринимателям и руководителям компаний, как правило, требуется УКЭП. Простая или усиленная неквалифицированная подпись также может использоваться, но только если это прямо предусмотрено соглашением с банком и распространяется на определённый набор операций – например, вход в интернет-банк, запрос справок или формирование платежных поручений. С её помощью управленцы могут удаленно открывать расчётные счета, подписывать платежные поручения и договоры на банковское обслуживание, оформлять кредитование, а также подключать расчётно-кассовое обслуживание и эквайринг.
В сделках с недвижимостью тип ЭП зависит от конкретной операции. ПЭП может использоваться, например, при оформлении договоров аренды, предварительных договоров купли-продажи и соглашений об авансе – если стороны заранее согласовали данный способ подписания. Для регистрации права собственности, перехода прав или ипотеки через Росреестр потребуется УКЭП. Электронная подпись также позволяет дистанционно оформлять документы с риелторами, юристами и другими участниками сделки.
Алгоритм выбора: от документа к подписи
На практике выбор ЭП определяется тем, какой документ необходимо подписать и где он будет использоваться. Для одних операций достаточно простой подписи, для других законодательство или правила сервиса требуют квалифицированную.
Поэтому перед подписанием важно проверить требования к конкретному документу: какой вид ЭП необходим, кто должен его подписывать и признается ли такая подпись другой стороной. Универсальной электронной подписи не существует, поэтому важно заранее определить, какой тип подойдет для конкретного документа, чтобы сохранить его юридическую силу.
Ранее стало известно, что электронные подписи от «Контура» теперь могут использоваться на 600 площадках, включая государственные порталы, информационные системы, электронные торговые площадки и системы ЭДО. Шестисотой системой стала «Тринити» – платформа для передачи сведений о перевозке отходов строительства, сноса и грунтов.
«Точка Банк» и Минцифры РФ будут развивать мобильную электронную подпись
