Увеличение объема информации, необходимость оперативного взаимодействия с партнерами и использование надежных коммуникационных каналов делают электронную подпись обязательной для бизнеса. Коммерческий директор Sign.Me Тимур Алексеев поделился с IT Speaker, почему компаниям следует перейти на электронный документооборот и какие шаги для этого предпринять.
Почему бизнесу нужна цифровизация документооборота
Основная цель цифровизации – повысить эффективность и прибыльность компании, укрепляя ее позиции на рынке. Один из важных шагов в этом направлении – переход на электронный документооборот. Это ускоряет процессы, снижает затраты, упрощает работу с документами и дает возможность привлечь больше клиентов.
Цифровизация позволяет быстрее обрабатывать документы, снижает затраты на их хранение и транспортировку, минимизирует ошибки и влияние человеческого фактора, обеспечивает быстрый и удобный доступ к информации, а также позволяет обслуживать больший поток клиентов за счет экономии времени. Существенным преимуществом является безопасность. Ручная подпись несет риски утраты и повреждения важных документов, высокие затраты на печать, хранение и логистику, а также замедляет обработку и усложняет поиск нужной информации.
Преимущества цифровизации для бизнеса:
-
Снижение расходов
Переход на электронный документооборот позволяет сократить затраты на хранение, транспортировку документов и печать. Компании экономят на офисных расходных материалах и содержании архивов.
-
Оптимизация процессов
Цифровизация документооборота ускоряет бизнес-процессы, освобождая время сотрудников для более значимых задач. Например, согласование документа, которое раньше занимало несколько дней, теперь происходит за считанные минуты, что дает возможность работникам обслуживать больше клиентов и увеличивать прибыль. Очереди за подписью у руководства также становятся историей.
-
Надежное подписание и хранение данных
Документы, подписанные усиленной электронной подписью, защищены криптографией: их невозможно подделать или внести в них изменения без согласия сторон. Электронные файлы могут храниться на смартфонах, что исключает риск потери важных документов и обеспечивает доступ к ним в любое время и в любом месте.
-
Снижение уровня ошибок
Автоматизация процессов уменьшает влияние человеческого фактора, снижая вероятность ошибок. Например, сотрудник заключал договор с клиентом. Клиент внес несколько правок по электронной почте, которые были согласованы всеми сторонами. Сотрудник распечатал договор и отправил его на подпись клиенту в другой город. Вскоре выяснилось, что он распечатал устаревшую версию договора. Теперь требуется перепечатывать договор и снова оплачивать курьерские услуги, что задерживает получение оплаты за услуги. Электронная подпись позволяет избежать подобных ситуаций.
-
Качественная обработка информации
Цифровые сервисы позволяют эффективно собирать, анализировать и использовать данные. Например, с электронной подписью вы можете быстро ознакомиться с условиями договора и проверить наличие всех необходимых документов, вместо того чтобы искать их в бумажных архивах и тратить время.
В результате все эти преимущества способствуют увеличению доходности компании и повышению эффективности процессов.
Электронный документооборот будет введен на пограничных пунктах ДФО
Сервисы ЭДО, КЭДО и ЭП
Давайте разберем, какие цифровые инструменты помогают компаниям эффективно подписывать документы в онлайн-режиме. Также выясним, в чем заключается разница между понятиями ЭДО, КЭДО и ЭП, которые на первый взгляд кажутся схожими.
Электронный документооборот (ЭДО) – это сервис для внешнего документооборота, который позволяет юридическим лицам удаленно подписывать и обмениваться любыми документами с клиентами и партнерами.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это сервис для внутреннего документооборота, используемый компаниями для подписания и обмена документами со своими сотрудниками.
Что объединяет эти сервисы? Без электронной подписи они не могут полностью функционировать. Электронная подпись является основой любого электронного документооборота. Каждый участник сделки должен иметь свою ЭП для подписания документов онлайн.
Что такое ЭП и какие существуют виды
Электронная подпись (ЭП) – это цифровой эквивалент рукописной подписи. В России, согласно действующему законодательству, различают следующие виды ЭП: простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП).
Простая электронная подпись часто используется в повседневной жизни, не вызывая особого внимания: подтверждение оплаты через SMS, согласие на email-рассылку или вход в аккаунт. Этот вид является наименее защищенным, поскольку пароль можно подобрать, а личность подписанта не всегда удается подтвердить (даже ребенок может создать почтовый аккаунт за другого человека и подписаться на email-рассылку).
Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с использованием криптографии – математического алгоритма, который невозможно взломать. УНЭП подходит для подписания документов в бизнесе: договоров, кадровых и административных документов, актов. Она не используется для работы с госорганами, например, для подписания счетов-фактур или регистрации юридических лиц.
Усиленная квалифицированная электронная подпись также применяет криптографическую защиту. УКЭП подходит для подписания практически любых документов. Однако чаще всего ее используют для подписания документов, требующих передачи в госреестры, таких как регистрация прав на недвижимость или подписание счетов-фактур. Для повседневного документооборота такой вид ЭП возможен, но не обязателен из-за дороговизны и сложности получения для всех сторон.
ПЭП ненадежна для документооборота и подходит только для подтверждения простых действий, например, согласия с правилами при регистрации на сайте. УНЭП – оптимальный вариант для повседневного документооборота компании, а УКЭП необходима для передачи документов в госорганы.
В Российской Федерации создадут единое хранилище обезличенных данных
Этапы внедрения ЭП, ЭДО и КЭДО
1. Подготовительный
Определите цели и задачи внедрения, проведите анализ доступных сервисов и выберите подходящий, основываясь на отзывах пользователей. Проверьте интеграцию с существующими системами, сформируйте рабочую группу с назначением ответственных за проект, оцените бюджет и сроки внедрения.
2. Планирование
Проведите аудит текущей системы документооборота. Организуйте обучение для сотрудников, разработайте инструкции и спланируйте поэтапный переход на электронный документооборот с учетом тестирования и сбора отзывов.
3. Запуск и внедрение
Запустите пилотный проект, соберите отзывы сотрудников и, при необходимости, скорректируйте процессы.
4. Применение и развитие
Мониторьте работу сервиса, оценивайте достигнутые KPI и анализируйте пользовательский опыт. Расширьте функционал и масштабируйте электронный документооборот на другие процессы.
Успешное внедрение электронного документооборота требует тщательного планирования, вовлечения всех участников и грамотного сопровождения на каждом этапе.
Кейсы успешного внедрения электронного документооборота
Как агентство недвижимости сократило время сделки с 1,5 часов до 15 минут
Бумажный документооборот создавал множество неудобств для компании и клиентов. Оформление документов в офисе занимало несколько часов.
После перехода на электронный документооборот время, необходимое для заключения сделки с недвижимостью, удалось сократить с 1,5 часов до 15 минут, а рекорды достигают 5-7 минут. Это позволило агентству увеличить количество сделок с 50 до 2 500 в месяц.
Как теперь проходят сделки с электронной регистрацией: любой риэлтор может открыть запись на электронную регистрацию, выбрать удобное время и прийти в офис для осуществления сделки с клиентами. К нему выходит сотрудник, осуществляет процедуру выпуска ЭП и подписания документов. Затем документы отправляются на электронную почту клиентов, что делает процесс быстрым и комфортным для всех сторон.
Как банк перевел 80% документов в электронный вид
При бумажном документообороте даже простое открытие вкладов и счетов требовало много времени и тщательной проверки документов, а также расходов на хранение архивов.
Переход на электронный документооборот позволил перевести 80% документов в электронный формат, повысить производительность сотрудников отделений банка и улучшить лояльность клиентов. Теперь клиенты могут получать услуги за считанные минуты и не стоять в очередях. Также снизились расходы на печать и хранение бумаги.
Оба кейса демонстрируют, как внедрение электронного документооборота увеличивает эффективность бизнеса.
Цифровизация документооборота – это эффективное решение для бизнеса. Она экономит время участников сделок, снижает финансовые затраты компании и позволяет сотрудникам сосредоточиться на более приоритетных задачах, улучшая качество взаимодействия с клиентами и увеличивая объем продаж.
«Ростех» выдает за границей электронные подписи
